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 企业协同办公系统CRM
 


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企业协同商务办公系统是实现企事业单位内部各级部门之间以及内外间之间办化信息的收集与处理、流动与共享,实现科学决策,具有战略意义的信息系统。以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段,建成一个覆盖各部门的办公信息系统,提供与其他专用计算机网络之间的信息交换,建立高质量的,高效率的信息网络,为领导决策和机关办公提供服务,实现办公现代化,信息资源化,传输网络化和决策科学化。  
【系统功能】
该系统为解决企业在数据处理过程中遇到的信息的膨胀、信息的孤岛、信息的非结构化、信息的非个性化等问题而专门设计的。系统投入使用后,从根本上解决了整体效率低下、工作运转不畅、信息流通不畅的问题。最终实现了提高生产效率、及时得到市场信息、加强客户资源管理、更快更好的决策、有效的降低经营成本的目的。
【主要特点】
◆ 真正的交互式Internet Web应用
用户只需要通过浏览器就可以使用,同时可以轻松建立Internet应用体系。客户端全面支持浏览器,用户可以通过浏览器得到各种信息服务,大大缩短了信息系统的建立周期。
◆ 高可用性和低成本
该系统集邮件通信系统、内部网站建设、企业管理功能于一体,经济实用,对硬件要求也较低,适合中国中小企业本地化需求和投资现状。该方案采用B/S结构,简单易操作,降低了用户熟悉系统的时间,节省了系统培训的费用。
◆ 管理容易,机制完整
由于采用单一的软件系统,所有的应用开发都建立在统一的平台之上,维护工作难度与工作量大大降低。对于安全性管理,系统可靠性管理等重要工作,管理人员可以使用系统中完备的管理机制进行管理。
◆ 开放性
在系统的开发过程中严格遵循各项标准,支持几乎所有的网络协议标准、邮件与报文传送标准、安全性标准、编程开发标准。机关办公信息系统是一个内部互连的,又是一个可以与Internet互连的系统,并且随着技术的不断更新,自身也不断采纳新的技术成果,不断成长的生命力的系统。
◆ 适用范围
各个行业的企事业单位。
【产品解析】
◆ 该系统在使用过程中有如下的特色:
·公文文件的取回:文件发送后,如果觉得有失误的地方,可以即使取回文件进行修改,避免了错误文件流转后造成的损
失。
·文件并行发送办理:一份文件可以同时发送给若干人处理,摆脱了人工方式下文件串行发送的延时,提高了工作效率。
·将意见和签名合并到同一文档中:多人对文件进行处理后,系统自动将各类签名和意见进行合并,使文件的修改人员不需
要多次查阅各类意见。
·文件修改后的痕迹保留和文件流转流程的记录:流转的文件被谁修改过,修改的内容是什么,系统都能够记录下来。文件
的流转过程也能被记录下来,以备日后需要查看时使用。
·提供全鼠标办公环境:如选择常用批示意见可根据你意见进行选择。
·提供了“参考意见”栏,方便不同领导提出不同意见时,共同参考。
·本系统可实现Word文档、Excel表格、Bmp图片等的引入与附加。可实现多种类型的公文编辑。
·可随时随地地查询您所起草与批办过文件,方便文件的浏览与查阅。
·可实现公务权利的授予与取回,当你需要把某些公务权(如分发、盖章、归档等)转交给别人时,可以把权利授出;当你
需要把这些公务权收回的话,可以把权利取
·根据办公多变的实际情况,可灵活改变公文流转流程;实现对不同人员权限控制与分级管理;归档文件自动引出办公系统
进入档案系统等功能。
·可实现真正意义上的“移动办公”,若您经常出差,无法在办公室里工作,可通过网络直接与公司办公网连接,便可及
时、快捷地在网上办公。

如何提高客户的满意度?
   很多企业已经把提升客户满意提上了议事日程,因为客户不满意的现象时常发生。导致客户不满意的原因有很多,例如没有达到期望值、对企业缺乏信任、对企业持有偏见、企业实际能力差、企业不兑现承诺、企业不仔细聆听客户的心声、企业对客户不耐烦、企业不给客户表达情感的机会…
   CRM提供了“客户满意”为导向的行为指导标准和监控工具:
   ★细分客户,按照一定的标准,对企业的客户进行细分
   ★确定衡量客户满意的关键指标。员工在提供服务时可以根据这些关键指标指导行为。
   ★客服主管通过客户服务过程监控指导和纠正服务过程中发生的行为偏差。
   通过客户满意度调查来评估和不断改进客服行为。

如何加强企业管理者对销售一线信息的透明度,使企业管理者能第一时间了解市场变更?
   在传统的操作模式下,在建立和维系企业与客户关系过程中产生的、日后可指导下阶段工作的知识沉淀信息,完全掌握在业务员手中。这种状态导致了企业高层进行有效管理、决策的三大障碍:
   ★企业高层无法获知一线市场信息,管理决策失去依据。
   ★即使通过行政手段获取到信息,信息的有效性和正确性。
   ★即使信息是有效的和正确的,由于时间的延滞,导致企业整体的决策效率低,面对市场的反映迟钝。
   HotCRM通过员工工作计划系统、销售线索、销售机会系统、客户联系中心、决策分析系统,高效采集各营销机构各只能员工的工作反馈和市场反馈,在软件系统中积累形成为公司整体营销系统所共享的知识沉淀,削弱个人对信息的独占性,从而打破信息向上透明度不足的弊端。

面对市场变化,如何建立快速反应的企业环境?
   企业的快速反应依赖于三个基础条件:快速感知、快速决策、快速指令/行动。小型企业能够生存和成长依赖于快速反应的优点:三五个人,既是感知者又是行动者,聚在一起碰个头,企业的重大决策就定下来,接着就是风风火火的行动。大中型的企业人多、分支机构多,业务规模也大,要做到这样的快速反应几乎是望尘莫及的。
   CRM充分利用计算机信息系统的优点,提供了大中型企业达到小企业一样敏捷程度的解决之道:
快速感知:借助快速的网络平台和强大的计算能力,使市场信息在第一时间被采集、整理和传输;使企业的管理者得以处理庞大的信息量,既能从宏观方向上,也能从微观细节上去感知市场的状况、企业的状况。
快速决策:利用强大的分析决策系统,通过对全局共享的知识库、信息库进行处理和分析,企业决策者能快速地进行决策。
快速指令:同样借助强大的网络平台,通过多种渠道(互联网、电话网、无线通讯网)、多种方式(桌面电脑、移动电脑、手机)快速、无误地将决策层指令实时传递到营销组织结构的任何人。

如何建立、管理、维系目标客户与企业的关系?

   在与目标客户建立、保持亲密关系方面,每个企业都有自己的一套管理模式和经验,但作为公司模式分解为各个业务人员、客服人员个体行为的时候,不可避免会产生一定的偏差,这种偏差经过长时间、多个人的积累后,会严重影响到公司整体。
CRM以量化的方式明确客户关系管理模式。例如:
   ★行业和公司的经验表明:一个业务人员同时维护30个客户以上的客户,将超出其业务能力的极限。因此,HotCRM提供了“业务员拥有客户资源上限”,以避免业务人员顾此失彼,错过了销售机会。
   ★行业和公司的经验又表明:对客户的拜访频次不能低于1次/周,但在实际应用中,由于业务员的记忆偏差或过度自信,实际的拜访频次长期低于这个指标,导致客户流失、客户服务质量下降等一系列危险。HotCRM通过“客户的未回访时间间隔”,规定业务人员必须在规定的时间间隔内访问客户,否则业务员将可能失去与这个客户谈业务的权利。

如何确保80%的企业资源投入到20%的为企业创造高利润的客户身上?
   客户关系管理的意义在于增加企业的收益,而非简单地一味追求与所有客户的亲密关系。所以,客户关系管理的核心内容之一就是分析、挖掘出最有价值的客户群,将大部分的企业资源投入到这群客户身上,与他们建立最亲密的客户关系。
   CRM通过一套严谨的客户评价和分析体系,标注出这些有价值的客户,指导并监督业务人员、客户服务人员与这些客户保持最亲密的关系。这套体系包括:企业级的客户等级分类、企业级的客户信誉平评分、个人级的客户指数评价、自动化的消费反馈机制(会员制)、依据客户等级的价格指导、依据客户综合评价的服务指导。

如何指导、控制业务人员在客户关系处理过程中的行为操作,避免各种失误?
   如果销售经理能够指导业务人员以前具体做了什么,效果如何,并且知道业务人员将要做什么,销售经理就能判断当前业务人员行为的正确性,以及将遇到何种困难和障碍。
   CRM通过员工工作计划系统、销售线索、销售机会系统、客户联系中心、决策分析系统,精练地记录了业务人员与目标客户的历史沟通信息,以及未来的计划。这些满足了销售经理对业务人员行为进行前瞻性指导的基本需求。

如果避免因业务人员的离职而导致客户资源的流失、业务的下降甚至崩溃?
   传统方式下,开展业务所必须的客户信息掌握在业务人员个人手中,一旦业务人员流失,将直接导致客户信息丢失,从而引发客户流失、业务下降。
   CRM通过建立客户档案,并详细记载客户与企业合作、沟通过程,形成客户活体档案。此外,将客户相关信息记录作为系统使用的基础核心,从技术角度建立该类信息的强制收集机制,保障该类信息的有效性和完备性。
   这样,在某个业务代表离职后,新接受的业务人员除了能掌握客户的基本资料外,对客户的背景、影响力、喜好、原有合作方式、客户曾对公司业务产生的价值等信息都能快速掌握。从而保障了客户跟踪、服务的连续性,也就避免了客户流失及其给公司带来的损失。

如何避免内部沟通不畅?

   生意好了,业务量大了,人多了,协调工作的要求大了,各岗位之间难免出现沟通不畅的问题,以至于互相推委责任,如何做到顺畅、高效沟通,责任到人呢?
CRM提供了高效的内部沟通和管理的工具来解决这些问题。这些工具是:例行任务系统、通用任务系统、审批工作流系统、客户工作计划、公告管理、内部论坛等。

如何保证客户资料、业务信息的安全保密?
   客户资料是每个企业的重要商业资源,虽然有些公司制定了严格的安全措施。但在实际执行过程中,因为执行成本高昂或者可能发生人为的执行偏差,一张磁盘或一个电子邮件带走了公司全部客户资料的事情也是有发生过的,客户资料的外泄、遗失等都将对企业造成巨大的损失。
   CRM通过系统来执行严格的安全措施,从而保护客户资料和业务信息的安全。这些安全措施有:CRM内置的操作权限和资源访问权限控制;访问账号和密码加密传输;密码复杂度控制;密码有效时间控制;访问客户端IP地址限制;访问客户端的MAC限制;按时段的可访问控制。

如何制定产品打包策略?
   您可能经常会在促销活动中碰到这样的难题:怎样的产品打包组合方案是最佳的?客户为什么对上次的促销活动中的产品组合方案不感兴趣?没有可靠的数据分析,凭经验去决定这样的事情,您的促销活动往往是效果不佳的。
   CRM对产品的销售记录进行统计,提供了产品打包的分析数据。以下是分析原理:表中是两种产品都购买的次数的汇总统计;显然,C、D两种产品一起购买的次数最高,应是最好的产品组合。

如何提高客户业务的续费率?
   互联网行业的最大特征是业务量大、周期性强,每天从成千上万的业务中找出将要到期的客户业务,耗费了企业大量的人力资源。因为人工查找,遗漏、忘记的情况时有发生。
   CRM通过强大的检索和自动计算能力,让你查找将要到期的客户业务变成“鼠标一点”即可完成。

  CRM更有“到期前提醒”、“自动邮件通知客户”等等高级的客户业务续费的帮助功能,让您企业的业务续费变得高效、井井有条,不放过任何一个客户续费机会,大大提升业务续费率。

如何有效解决业务员撞单的问题?
人海战术是当前互联网行业的主要营销手段,由此产生一个业务员频繁撞单的问题。撞单问题,引发了企业内部的消耗和不和,影响了企业的团队凝聚力,也降低了客户对企业的信任和满意度,如何有效解决撞单问题,是企业迫在眉睫的问题。
CRM通过“客户名称检查”、“业务行为鉴定”、“客户资源合并”等等工具和原则来处理撞单的问题,配合企业制定的撞单处理制度,可以有效解决业务员撞单的问题。

如何提高业务提交、开通的效率?
业务量大、业务信息繁琐、时效性高是互联网行业的一大特征。一般中型规模的企业,每天就可以达到数十笔业务。这些业务,每笔都需要输入数十个资料项目,不仅是内部的记账,还要向各厂商提交这些格式化的信息。高数量的业务、繁琐的信息项、多次重复的输入,不仅造成业务处理耗费巨大的人力资源,还可能造成客户对服务的严重不满意。
CRM提供了高效的自动化业务处理系统,利用这个处理系统,你不必多次重复的录入,有些信息一次录入,可以在多个业务中共享使用。另外,CRM的业务处理系统还实现了向厂商的业务自动提交。